Logiciel d’accompagnement social

“Dossier social électronique”

Logiciel libre

Consigner les informations sur l’accompagnement des usagers

Partager ces informations

Collecter des statistiques sur l’activité

Le logiciel est utilisable au quotidien par les travailleurs sociaux.

La couleur du bandeau diffère

• Usager
• Parcours
• Ménage

Bandeau vert

Informations relatives à un usager

Informations générales:

• nom;
• prénom;
• numéros de téléphone;
• date de naissance;
• …

Autres informations que l’on peut associer:

• documents liés à un usager (justificatif de domicile, etc.);
• tâches liées à un usager (rappel de l’usager, etc.);
• personnes ressources;
• adresses de résidence;

Collecte / synthèse d’informations provenant d’autres univers

Parcours ouverts, échanges et rendez-vous, etc.

Bandeau gris/vert

Regroupe les personnes qui habitent à la même adresse.

Attention: il ne s’agit pas seulement des personnes qui font partie de la même famille.

Chaque membre a une position dans le ménage

• Adulte dans le ménage
• Enfants (-18 ans) dans le ménage
• Enfants (-18 ans) hors ménage

Le ménage “donne” l’adresse à l’usager

Uniquement s’il est dans une position

• Adulte dans le ménage
• Enfants (-18 ans) dans le ménage

Un usager ne peut être que dans un seul ménage simultanément à une de ces positions.

La position Enfant (-18 ans hors ménage) ne détermine pas l’adresse de l’usager.

Un enfant peut être “hors ménage” dans plusieurs ménages simultanément.

Application: gardes alternées

Notion de titulaire

• Uniquement à titre d’information
• Pas d’impact sur le traitement du dossier
• Seuls les adultes peuvent être titulaires

Bandeau gris métallique

Demande de l’usager

Le parcours répond à une demande de l’usager.

Le parcours concerne une ou plusieurs problématiques sociales.

Exemples:

• Il existe une hiérarchie dans les problématiques;
• A l’ouverture du parcours, une problématique de plus haut niveau peut être choisie. Elle sera précisée par la suite.

Le parcours comporte un ou plusieurs “usagers concernés”

Il ne s’agit pas toujours d’usagers du même ménage.

Le parcours a une adresse

• soit une adresse “temporaire” (saisie rapide);

• soit l’adresse d’un des usagers concernés par le parcours

  Précisions apportées par le référent

  Si l’adresse d’un usager change, le référent est notifié.

Le parcours est mené par un référent

• un seul référent;
• pas obligatoire au moment de la confirmation;
• suggestion de référent par localisaton;

Le parcours comporte des échanges

Avec des usagers ou des tiers:

• visites à domicile;
• appel d’un usager
• …

Mais aussi en interne:

• réunions
• …

Le parcours comporte des actions

Mises en place pour répondre aux problématiques

Exemples:

• Favoriser le maintien à domicile
• Première demande AEB
• …

Plus sur les actions

Un appel téléphonique à une MDSF, de Mme Diallo

«J’ai des difficultés à payer ma facture EDF»

1. Création de la fiche usager;
2. Création d’un parcours avec la problématique Accompagnement social Adulte > Aides financières administratives

Un référent de parcours est désigné

• soit par une réunion de régulation;
• soit par les suggestions de référent (sectorisation);

Le référent de parcours rencontre Mme Diallo.

Création d’un échange Rencontre physique

Au cours de l’échange, il apparait que Mme Diallo est éligible pour demander une aide pour les impayés, en particulier le FSL maintien.

Le référent indique un compte-rendu dans l’échange.

Il indique les problématiques abordées, et coche l’action Demander une aide pour les impayés.

On crée donc un lien entre chaque échange et les problématiques et actions du parcours.

Lors de la création de l’échange, Chill vérifie si l’action Demander une aide pour les impayés a déjà été ajoutée au parcours. Si ça n’est pas le cas, l’action est ajoutée au parcours.

Le référent ouvre l’action Demander une aide pour les impayés

Le référent donne un objectif à cette action: FSL Maintien - Énergies / fluides

Il génère une évaluation et un document Imprimé unique à partir des informations contenues dans Chill.

Activités annexes

• Actions qui ne s’enregistrent pas dans un parcours;
• Saisie rapide depuis la page d’accueil;

Tâches

• “Choses à faire”, pour soi ou pour un·e collègue;
• rappel des tâches à échéances
  • page d’accueil
  • menu utilisateur

Rendez-vous

• à venir, été 2022

Annuaire de tiers

• Partagé entre collègues

Notifications entre collègues

• découverte en fin de journée

Workflow / suivi de décision

• découverte en fin de journée

Je fais une visite à domicile (TMS)

J’appelle l’usager (AA)

Un usager ou un tiers m’appelle (AA ou TMS)

J’organise une réunion pour évoquer la situation de l’usager (TMS)

Rencontre avec un usager: une demande d’aide pour des impayés est décidée (TMS)

Je reçois un courrier à propos d’un usager

J’ai besoin de faire un imprimé unique dans le cadre d’un accompagnement

J’ai un document administratif ou une pièce officielle

J’ai besoin de renseigner les membres du ménage d’un usager

Un usager se sépare et quitte sa compagne

J’ai des informations à renseigner sur l’usager

J’ai un justificatif de domicile

Un usager se présente à l’accueil de la MDSF et cherche le guichet de la CAF

J’organise un atelier «Sensibilisation à la tenue d’un budget»

Je reçois un avis d’expulsion pour Madame X

Deux instances

• instance de production
  • Authentification à l’aide des identifiants Vendée
• instance de formation
  • Mot de passe partagé
  • Ne pas stocker d’informations sensibles
  • “Bac à sable”

Se connecter sur l’instance de formation

chillformation.vendee.fr

Mot de passe: ChillCD85!

Différents menus

• Menu section: donne accès à différentes parties du logiciel
• Menu utilisateur: informations liées à l’utilisateur

Rechercher par…

• Morceau du nom et prénom; Insensible à la casse et aux accents

• Présentation des résultats par pertinence;

• Numéro de téléphone

• Date de naissance

  Toujours mois/jour à 2 chiffres: 16/06/1981, 15-08-1974

Recherche avancée

• Par ville / code postal
• Par intervalle de date de naissance
  • l’intervalle inclut la date recherchée: “Nés à partir du 1er janvier” inclut les personnes nées ce jour-là.

Affichage des parcours en cours

• dès les résultats de recherche

Exercice

• Comment s’appelle l’usager né le 2 mai 1986 ?
• Quelle est la date de naissance de Lorraine Marion ?
• Quel est le prénom de M Diallo, né le 17/03/2000 ?
• Trouvez un enfant mineur qui s’appelle chartier
• Trouvez tous les bébés nés cette année en 2021

Recherche de l’usager et création d’un parcours

• la création d’un usager est toujours effectuée après la recherche
• création d’un parcours directement depuis le formulaire de création d’un usager

Formulaire de création d’un parcours

Premier échange

• problématique associée: vient compléter celle du parcours si elle n’est pas déjà associée;

• action sociale: créée depuis un échange si inexistante

  Si une action a une date de fin antérieure à l’échange, l’action est re-créée.

Alerte dans le parcours

Messages d’alerte:

• indiquer une adresse
• pour cela: créer un ménage

“Tunnel” de création d’un ménage

• une étape = une question

Ajouter un usager au ménage

• soit depuis le dossier ménage:

  • Résumé > Ajouter un membre (membre externe)

    Possible d’ajouter un nouvel usager “à la volée”.

  • Quitter le ménage depuis la liste des membres

• soit depuis le dossier de l’usager;

Composition familiale

• important pour les statistiques;
• n’est pas calculée automatiquement

Les actions sont

• créées depuis un échange;
• ou ajoutées manuellement depuis le parcours.

Objectifs / résultat

Évaluations

Générer un document depuis une évaluation

Ajouter un document manuellement

Visibles par tous

Commentaire épinglé

Ajouter un document

Générer un document depuis un gabarit

Notifications “système”

Reçues par l’utilisateur lorsque:

• il est désigné comme référent;
• l’usager qui localise le parcours change d’adressse;
• il doit répondre à un workflow;

Notifications créées par un autre utilisateur

Dans:

• les échanges
• un parcours

Visibilité des notifications

Uniquement pour les protagonistes de l’échange.

Possibilité de répondre à une notification

Disponible pour:

• les documents dans les évaluations;
• les actions;
• les documents dans les parcours.

Suivi de décision

• une étape à la fois.

  Ex.: “En attente de mise en forme”, “En attente de visa”, “En attente d’envoi”, …

À chaque étape, on applique:

• une transition

  Ex.: “Demande de visa”, “Demande d’envoi”, …

• le prochain destinataire

Droits d’accès à une étape

Seuls les utilisateurs désignés peuvent appliquer la transition suivante.

Autorisation valable pour une seule transition.

Envoi à une adresse email

L’email contient un lien sécurisé. L’utilisateur se connecte avec son compte Chill et peut agir sur cette étape.

Utile pour les adresses utilisées par des pool de travailleurs·euses.

Différents onglets du menu

Différents pour les mineurs et majeurs

Adresses de résidence

Adresses temporaires

Liées à:

• un tiers;
• un autre usager enregistré dans Chill;
• un champ texte;

Personnes ressources

Liées à:

• un tiers;
• un autre usager enregistré dans Chill;
• un champ texte;

Documents

• possibilité d’insérer un document depuis son poste
• ou de générer à partir des informations du logiciel

Budget

• dans le ménage ou dans le dossier de l’usager
• notion de ressources / charges
• date de début et date de fin: historique possible

Informations / tâche à se rappeler

• pour soi;
• pour un collègue

Page récapitulative

• une page personnelle rappelle se propres tâches
• différents filtres

Dates dans les tâches

• date de début;

• date d’échéance;

• délai de rappel avant échéance;

• notion de tâche “terminée”.

Enregistrement des activités annexes

Directement depuis la page d’accueil:

• accueil physique;
• entretien téléphonique;
• email

D’autres via le menu Utilisateur > Mes activités annexes

Onglets informations importantes

• Mes notifications

• Mes parcours

  Parcours attribués depuis moins de 15 jours

• Mes évaluations

  • Evaluations qui arrivent à date d’échéance dépassée
  • ou intervalle de rappel dépassé

• Mes tâches

  • date d’échéance dépassée
  • date de rappel dépassée

• Mes workflows

  • Workflows en attente de ma transition